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档案工作管理制度

来源:湖南省醴陵市陶瓷烟花职业技术学校教育网 发布时间:2011-05-27 查看次数:3983

档案管理是我们学校的重要内容之一,是广大教职工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生具有保存价值的文件材料,是学校各项工作活动的历史记录,是国家的宝贵财富,是学校领导决策和教育、教学的必要依据,也是全体教职员工辛苦劳动的结晶,为加强学校档案管理,确保档案的完整和安全,积极开展档案利用,更好地为本校教学、教改和教研服务。我们要根据《档案法》和教育局有关档案工作的规定,结合本校具体情况,特制定本规章制度:

一、为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》,健全、加强本校的档案管理,实现本校档案的收集、整理、保管等工作的标准化、规范化、使档案更好地为学校的各项工作服务,在深化教育改革、全面提高教学质量中充分发挥其作用,特制定本制度。

二、按照档案集中统一管理的原则,凡是本校的档案均由校综合档案室统一管理,不允许分散保存或个人据为己有,本校综合档案室由校办主任室分管,由校办工室专职人员负责管理。

三、本校综合档案室工作的基本任务:

1、收集、整理、保管和统计本校的档案。

2、督促和指导各科室正确的收集、整理归档的文件资料。

3、鉴定并处理已过保管期和并无保存价值的学校档案。

4、对已收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用。

5、制定学校的档案管理制度,严格执行有关规定,做好安全保卫工作,维护档案的完整和安全。

四、归档时间和要求:

(一):归档时间:

1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类、招生宣传类,应按年归档立卷。(每年1月1日至12月31日止)。次年3月底前立卷完毕,移交综合档案室(财务会计类保管一年后移交综合档案室)。

2、教务工作类、教师业务类、学生学籍类,培训类,按教学年度归档立卷(每年9月1日至次年8月31日止),当年9月底立卷完毕,移交综合档案室。

(二):归档要求:

1、本校档案是由校办公室、教学管理科、学生管理科,后勤管理科,招生就业培训科,各专业科,工会等部门产生的,因此原则上以那个部门产生的文件材料就由其部门的有关人员负责收集,整理归档立卷。

2、凡归档的文件材料要尽量做到完整、准确、系统,并具有参考应用价值,能起历史凭证作用。

3、归档文件材料一般A4稿纸,采用兰黑钢笔缮写。字迹必须端正清楚。

五、收集归档职责

(一)党、政、工、团方面:

1、党务工作和政务工作类的文件材料由办公室工作人员负责收集、整理、立卷归档,学校党政领导要积极配合协助,及时把有关文件材料归档。

2、教代会和工会方面的文件材料,每年由校工会组织委员在规定时间内收集、整理上交校办公室。

3、政教处、团队、学生会方面的文件材料,每年由校政教干事、团队干部及时提供,在规定时间内上交校档案室。

4、学校招生与宣传方面的文件资料由招生科及办公室负责收集整理按时上交档案室。

(二)教学方面:

1、教务工作和教师业务类的文件由教学管理科和各专业科负责收集、整理上交校综合档案室立卷归档。

2、学生学籍类的文件材料由学生管理科负责收集、整理上交校档案室立卷归档。

3、教育教学管理类的文件材料由教学管理科工作人员负责收集(包括教科研大会材料、公开课研究课的优秀教案)在规定时间内上交综合档案室立卷归档。

4、专业建设方面的资料由专业建设指导中心向教学管理科提供,由教学管理科上交综合档案室。

5、培训类的文件材料由培训科相关人员负责收集整理在规定时间内交综合档案室归档。

(三)后勤方面:

1、财务会计类由校会计收集、整理、立卷归档后在规定时间内上交校综合档案室。

2、基本建设类:

(1)基建方面的文件材料由校总务主任负责收集、整理、立卷归档。

(2)固定资产的文件材料由校财产保管员负责收集、整理、立卷归档。

六、综合档案室管理制度

(一)档案材料和库房管理:

1、校综合档案室对每年归档应按永久、长期、短期分别编号存放。排列整齐、并编制必要的检索程序与办法,为翻检利用创造条件,达到调卷迅速、准确。

2、档案库房应单独设置,不得兼办公室或其它用处,未经档案员允许,任何人不得擅自进入库房。

3、档案库房必须保持清洁,必须符合防火、防光、防水、防潮、防尘、防盗、防虫等要求,同时要配备灭火器,樟脑丸等有关设备和药品。

4、档案室对库存档案应定期进行检查,对工作中缺点和问题应及时采取措施补救,并对已过保管期限,需销毁的档案材料要进行清理造册,经分管领导同意,报主管部门批准,方可销毁,销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。

(二)档案的查询和借调:

1、本校档案室保存的材料可供各办公室、科室和外单位查阅使用,但必须办理查阅手续,填写“查阅档案登记表”。

2、档案原则上不外借,特殊情况需经分管领导批准,借阅时间一般以三天为限,并办理借阅登记手续。

3、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料,不准查阅所需范围以外的档案材料;如需摘录,事先需经校档案室人员同意,但只准摘录有关部分,抄写在专门用纸上,并妥善保管。

4、前来查阅者必须遵守保密制度,爱护档案,严禁在档案上涂改、划圈。

(三)档案的鉴定、销毁制度:

1、档案鉴定小组由校办主任、教务主任、总务主任组成档案鉴定小组,定期对档案作出鉴定。

2、档案保管期满,需要销毁必须经主管领导同意,报主管部门批准,任何人不得擅自作主,违反者视性质轻重,作严肃处理。

3、 销毁档案必须登记造册,应由档案部门共同派员监销。

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